Het licenseren van (on-premise) Client Access License (CAL) verplichtingen via Office 365 producten

Er zijn scenario’s waarin workloads in Office 365 worden gezet met daarnaast het behoud van (bestaande) on-premise workloads. Het is ook denkbaar dat er behoefte is aan hybride configuraties waarbij aanvullende (on-premise) servers worden ingezet naast cloud servers. In dit soort gevallen ontstaat de vraag hoe de toegang tot de on-premise servers worden afgedekt terwijl er wordt gelicenseerd via Office 365 abonnementen. Het maakt niet uit of het lange termijndoel is om volledig naar de cloud over te gaan, of het handhaven van een hybride situatie, het licenseren is hetzelfde.

De terminologie die voor dit soort situatie wordt gebruikt is “on premises access rights”, “dual use rights” en / of “on-premises use rights”. Er is geen officiële terminologie, maar het gaat om het gebruik van Office 365 licenties om toegang te regelen tot on-premise servers, wat in de traditionele praktijk geregeld werd door het licenseren van Client Access Licenses (CAL’s).

De vraag die wij vaak van klanten ontvangen is wat er gebeurt als er Office 365 abonnementen worden aangeschaft voor gebruikers terwijl er on-premise workloads (voor specifieke producten) gebruikt blijven worden? Wat is de impact op het licenseren van Microsoft Office 365 producten binnen onze organisatie, hoe werkt precies en hoe zorg ik dat ik geen dubbele licenties aanschaf? Het korte antwoord is; het hangt er vanaf….

Het basis licentie concept is dat als je een abonnementslicentie koop (aangeduid als User Subscription License, User-SL, of USL) voor een Office 365 dienst, de gebruiker tevens een licentie heeft voor toegang tot dezelfde equivalent on-premise workload.

Ondanks het feit dat een (product specifieke) server CAL’s niet is opgenomen in de Office 365-abonnement User Subscription License, wordt er wel een CAL gelijkwaardig gebruiksrecht opgenomen om toegang te krijgen op on-premises (product specifieke) applicatieservers.

Licentie technisch werkt het als volgt; gebruikers die gelicenseerd zijn voor specifieke onderdelen van Office 365-diensten krijgen diezelfde rechten als een CAL voor de toegang tot gelijkwaardig on-premises workloads. Zo heeft bijvoorbeeld een gebruiker, die een licentie heeft voor Exchange Online Plan 2, het recht zijn USL te gebruiken voor zowel Standard- als Enterprise (User) CAL toegang op een  lokale (on-premise) Exchange Server.

Hieronder is de tabel met de drie Office 365-diensten die rechten geven op het gebied van ‘on-premise workloads’.

Office 365 en CALs

Houdt rekening dat er mogelijk een CAL Suite Bridge licentie nodig is voor toegang tot workloads die niet in het Office 365 abonnement zitten (bv. Windows Server). Zie de van toepassing zijnde product specifieke onderdelen in het Product Use Rights (PUR) document.

Hieronder nog een paar belangrijke opmerkingen:

  • De hierboven genoemde plannen zijn de enige (huidige) Office 365 licenties met “on-premises toegangsrechten”. Andere Office 365 plannen zoals de Small & Midsize Business maar ook Kiosk-plannen hebben deze gebruiksrechten niet.
  • De eindgebruiker is zelf verantwoordelijk voor het licenseren van de on-premises serverlicenties via de traditionele licentiemodellen. Als er bijvoorbeeld 2 Exchange Server Enterprise draaien (on-premise) dan zullen die gelicenseerd moeten worden met Serverlicenties, samen met de onderliggende Windows Server en eventuele Windows Server CAL’s.
  • Sommige applicatieservers hebben onderliggende componenten nodig (zoals SQL Server en Windows Server). Het licenseren via een Office 365 abonnement ontslaat de gebruiker niet van het licenseren van deze componenten (zowel Servers en CAL’s).
  • Office 365 User-SL’s (zoals hierboven beschreven) kunnen tevens worden gebruikt om toegang tot gelicenseerde servers te krijgen op ‘third party shared servers / datacenters’ via ‘License Mobility through Software Assurance’.
  • Deze On-premises toegangsrechten gelden zowel voor huidige versies als voor voorgaande versie van bovengenoemde serverproducten (downgrade rechten).
  • Office Web Apps Server heft ook dit soort rechten. In het geval gebruikers gelicenseerd zijn voor Office 365 waar Office Pro Plus onderdeel van is hebben ze ook recht gebruik te maken van een on-premises Office Web Apps Server.

Download Excel overzicht.

 

 

 

Strategische samenwerking met JCC Consultancy

Actendo heeft in november 2014 een strategische alliantie gesloten met JCC Consultancy om vragen vanuit haar non-managed resellers inzake ontwikkelingen rondom Microsoft beter te kunnen beantwoorden.

JCC Consultancy is een onafhankelijke advies organisatie en een unieke niche speler en gespecialiseerd in het helpen en adviseren van uitsluitend Microsoft non-managed SMB partners wereldwijd als het gaat om het hands-on executeren van plannen met betrekking tot cloud strategie, sales, new business development, lead generation, partner channel developmentmanagement en competence-management.

jcc

Zowel JCC Consultancy als Actendo hebben een strategische focus op het helpen en adviseren van (non-managed) MKB partners. Met name de Microsoft Cloud transformatie zorgt ervoor dat onze partners nu nieuwe sales- en marketingplannen moeten implementeren. Actendo is sterk in licentie-adviezen en het scherp leveren van Microsoft licenties. JCC Consultancy kan ervoor zorgen dat uw bedrijf ook in het cloud tijdperk de juiste focus hanteert.

JCC Consultancy hanteert 3 fasen:

Fase 1 – Quick scan
JCC Consultancy voert deepdive interviews met eigenaar/ directie van Non Managed MKB Partners. Op basis van die Quickscan, wordt een advies rapport opgeleverd met daarin advies voor Strategie, Sales, Marketing en Competence management. Het rapport wordt ook voorzien van een visuele roadmap en calculatie van uren voor het eventueel executeren van de adviezen in Fase 2.

Fase 2
Non managed MKB Partners kunnen JCC Consultancy inhuren om de adviezen/ actieplannen benoemd in het adviesrapport uit Fase 1 hands-on te executeren. Hierbij wordt JCC Consultancy vaak als interim new business development manager, strategie consultant, partner channel manager, adoptie trainer ingehuurd.

Fase 3 – Nazorg fase:
Na afronden van Fase 2, kan de non-managed MKB partner ook JCC Consultancy inzetten om de situatie te evalueren en te kijken of men nog op de goede weg zit.

De groep van expertise en consultants bestaat uit ervaren voormalige Microsoft medewerkers die hun specialisme hebben bewezen en ervaren zijn op het gebied van o.a. cloud, Azure, Office 365, strategie, sales, marketing, training, adoptie en competence management.

Voor meer informatie kunt u ons bellen op 088 228 3636 of een email sturen aan sales@actendo.com

 

Nieuwe Office for Mac 2015 gelanceerd

Goed nieuws voor Microsoft Office Mac gebruikers, vanaf 1 november is de nieuwe Outlook for Mac (2015) beschikbaar. De nieuwe versie ziet niet alleen veel moderner uit dan Outlook for Mac 2011, maar brengt uiteraard vele (lang) gewenste verbeteringen met zich mee.

Nieuwe functies bevatten onder meer een nieuwe interface, een verbeterd threading model, real-time email delivery, online archive doorzoekbaarheid en sneller in het algemeen. De nieuwe Outlook for Mac is beschikbaar voor Office 365 gebruikers, Office 365 Personal gebruikers en Office 365 Univeristy gebruikers. Via de Office 365 portaal kan men de nieuwe versie downloaden.

Microsoft werkt verder aan een nieuwe Office for Mac 2015 versie waarvan in de eerste helft van 2015 een public beta beschikbaar komt en de tweede helft van 2015 de definitieve versie wordt verwacht.

outlook4mac

 

Meer informatie via de Office Blogs.

Microsoft Licentiegroep (Product Pool)

Microsoft heeft hoeveelheidskortingen op basis van een punten totaal binnen een bepaalde licentiegroep. Hieronder wordt in het kort uitgelegd hoe dat bij Microsoft werkt.

Een Licentiegroep (product pool) groepeert licenties op producttype. Microsoft Volumelicenties organiseert producten in de volgende groepen:

  • Toepassingen (Applications)
    bijvoorbeeld Office producten zoals Word, Excel en Access
  • Servers (Servers)
    bijvoorbeeld Exchange Server, SQL Server en Windows Server
  • Systemen (Systems)
    bijvoorbeeld besturingssystemen zoals Windows

Bij Microsoft heeft elk software product heeft een specifieke licentiegroep toegewezen gekregen en een waarde in punten. Bijvoorbeeld, een Office Professional Plus licentie is twee punten waard en Windows Server Standard is 15 punten waard. Voor de Software Assurance (SA) component geldt dat deze de helft van de totale puntenwaarde van de bijbehorende licentie per jaar heeft. Bijvoorbeeld, als een Office Professional Plus licentie twee punten waard is, dan is de Software Assurance is één punt waard voor elk jaar van de looptijd van het specifieke licentieprogramma.

In het Open License Programma (OLP) zijn er (voor commerciële organisaties) twee prijsniveaus; ‘No Level’ en ‘Level-C’. De initiële order bepaald het prijsniveau waarin vervolgens gekocht wordt. Er is dus geen cumulatie van punten binnen OLP. Om met de grootste korting (Level-C) te kunnen kopen dient er per licentiegroep (product pool) te worden voldaan aan een minimum initiële order van 500 punten.

In Select Plus zijn er (voor commerciële organisaties) vier prijsniveaus; Level-A tot en met Level-D. Level-D geeft de grootste korting. Binnen Select Plus vindt er wel cumulatie van punten plaats (per pool). Het is binnen Select Plus dus mogelijk om gedurende de looptijd van het contract naar een hoger (of lager) prijsniveau te verhuizen, afhankelijk van de hoeveelheid punten er wordt gekocht.

Om binnen het Select Plus programma te kunnen (blijven) kopen dient er per jaar rond de 500 punten besteed te worden. De 500 punten is het minimum om in Level-A van start te gaan. Dit wordt gemeten per licentiegroep (product pool). Indien de klant binnen een jaar niet aan de minimale hoeveelheid van 500 punten voldoet, dan gaat het contract op slot en kan de klant niet meer kopen binnen Select Plus (de eerder aangeschafte licenties blijven natuurlijk wel geldig).

Select Plus kent ook het principe van ‘Roll-Over Points’ waarbij de verzamelde punten boven de prijsniveau drempel wordt overgedragen naar de volgende jaren.

Binnen de Enterprise programma’s (Select Plus, EA, ESA) van Microsoft geldt er voor academische (Academic) en overheidsorganisaties (Government) een enkel prijsniveau.

Indien het scenario voor uw organisatie ontbreekt en u bent toch benieuwd hoe deze prijsniveaus voor u uitpakken, neem dan contact op met één van onze Microsoft licentiespecialisten.

Pensionering Microsoft Select Plus Licensing-programma

Sinds de start in oktober 2008, is Select Plus het aanbevolen ‘transactionele’ volume licentieprogramma voor middel- tot grote organisaties. Met de introductie van clouddiensten (zoals Office 365) en andere nieuwe programma’s, worden de bestaande licentiemodellen steeds complexer en worden klanten gedwongen om meerdere programma’s af te nemen met een toenemende juridische complexiteit en nog meer terminologie. Dit is dan ook de reden voor Microsoft om een nieuw volume licentieprogramma te creëren; het Microsoft Product and Services Agreement (MPSA).

MPSA is in december 2013 in beperkte vorm van start gegaan. Met een bredere release van MPSA (met name de beschikbaarheid van Software Assurance (SA)), welke deze maand (september 2014) gepland staat en met wereldwijde beschikbaarheid (nu gepland voor juli 2015), heeft Microsoft aangekondigd dat Select Plus wordt vervangen.

Het Select Plus licentieprogramma zal worden afgebouwd in twee fasen:

1. Einde verkoop licentieprogramma

In de eerste fase, welke ingaat per 1 juli 2015, zal Microsoft stoppen met de verkoop van nieuwe commerciële Select Plus-overeenkomsten. Commerciële organisaties krijgen de mogelijkheid om te migreren naar MPSA op hetzelfde prijsniveau als de huidige Select Plus overeenkomst.

Bestaande Select Plus-klanten met een overeenkomst van vóór 1 juli 2015 kunnen licenties blijven kopen binnen hun (Select Plus) overeenkomst.

Deze aankondiging heeft geen invloed op de overheid of academische klanten.

2. Einde verkoop producten

Vanaf 1 juli 2016 kunnen commerciële organisaties geen aankopen binnen hun bestaande Select Plus overeenkomst meer plaatsen (na het verlopen van de ‘Anniversay Date’). De ‘Anniversay Date’ is de (jaarlijkse) verjaardag van de Select Plus overeenkomst en is meestal de laatste dag van de maand voorafgaand van de maand waarin de Select Plus master-overeenkomst werd ondertekend.

Bijvoorbeeld; een klant heeft Select Plus master-overeenkomst ondertekend op 14 september 2013, zijn Anniversary datum is dan 1 september en loopt vervolgens drie jaar, tot 1 september 2016. In dit voorbeeld kan deze klant aankopen blijven doen tot 1 september 2016, daarna niet meer.

Houd er rekening mee dat Software Assurance (SA) gekocht via L&SA (Licentie met Software Assurance) of SA-only binnen Select Plus ook na de derde verjaardag nog een jaar actief zijn. Bij het verlopen van de SA, hebben klanten de mogelijkheid de SA te vernieuwen onder een licentieprogramma, zoals het hier beschreven MPSA.

Aangezien het aftellen is dus nu is begonnen, zullen organisaties (opnieuw) een begin moeten maken om te evalueren wat het meest efficiënte programma is om Microsoft licenties in aan te schaffen en hun software assets in de toekomst optimaal te beheren. Er is geen betere tijd dan nu contact op te nemen met Actendo om deze veranderingen te bespreken.

Meer informatie (PDF): MPSA vs Select Plus Comparison Chart

Licenseren van Microsoft Office Producten

/0 Reacties

Aangezien er veel verwarring blijft over het licenseren van Office in een Terminal Server omgeving hebben we de volgende tekst opgesteld om alle verwarring uit de wereld te helpen.

Met ‘Office’ in dit stuk worden alle producten uit de Microsoft (MS) Office Pool bedoeld. Op Office 365 (ProPlus) is dit stuk niet van toepassing; dat wordt namelijk op User basis gelicenseerd.

Microsoft Office wordt gelicenseerd via de verschillende Microsoft licentie programma’s (OLP, OV, OVS, Select Plus, EA, ESA) en zijn licenties die gekoppeld dienen te worden aan een apparaat (Device)! Sterker nog; het is een licentie die gekoppeld dient te worden aan een End-point device. MS verwacht dat een Office licentie toegewezen wordt aan een device, dit wordt gezien als het ‘primaire apparaat’ (Primary Device) ofwel het ‘gelicenseerde apparaat’ (licensed device). MS verwacht vervolgens dat er een primaire gebruiker wordt aangewezen van deze ‘primairy device’, de reden hiervan volgt later.

Dit is wat MS definieert:

  • ‘Licensed Device means the single physical hardware system to which a license is assigned.’
  • ‘Each license permits only one user to access and use the software at a time’
  • ‘Each license permits only one user to access and use the software at a time.’
  • ‘Local use of the software running on a portable device is permitted for the primary user of the Licensed Device.’
  • ‘Remote use of the software running on a network Server is permitted for any user from a Licensed Device.’
  • ‘Primary user, means the user who uses the device more than 50% of the time in any 90 day period.’

Hier zegt MS dus dat ieder apparaat welke gelicenseerd is het lokaal mag draaien (lees installatie) en dat daarnaast hetzelfde device (op afstand) toegang heeft op de applicatie als dat geïnstalleerd is op een server. Dit heet ‘Remote Use Rights’.

Dit is wat MS definieert:

‘With Remote Use Rights, a company may install Microsoft Office on a single device such as a server and then allow users to access Microsoft Office remotely from licensed desktops (or as the primary user of the licensed device hosting the session) as if the desktop application was installed locally on their desktops.’

Gebruikt de primaire gebruiker, naast zijn primaire device, ook een mobiel apparaat (portable device), zoals de Laptop van de zaak, dan zal hij, zonder Software Assurance, nog steeds maar één licentie nodig hebben. De primaire gebruiker mag dus met één licentie (zonder Software Assurance) zijn PC op de zaak installeren en zijn (eventuele) laptop ook. Hij mag echter alleen met zijn primaire apparaat via Terminal Services gebruik maken van Office (met één licentie). Dus niet vanaf thuis of zijn secundaire apparaat! Kanttekening; de primaire gebruiker mag alleen vanaf zijn primaire device (zijn desktop / Thin Client) Office via Terminal Services benaderen!

Voorbeeld scenario: Indien de primaire device een laptop is kan de primaire gebruiker de laptop meenemen en sowieso lokaal Office gebruiken. De laptop mag overal gebruik maken van Office via Terminal Server aangezien de laptop het ‘primairy, licensed device’ is.

Voorbeeld scenario: als een klant inlogt op zijn ‘primairy device’ zelf, met programma’s als log-me-in of Teamviewer, mag hij nog steeds (remote) geen gebruik maken van Office aangezien alleen dit alleen is voorbehouden aan de ‘primairy, licensed device’ (of uiteraard voor service doeleinden).

Voorbeeld scenario: Als binnen een bedrijf op afdeling 1 alle devices gelicenseerd zijn met Office, mag de primaire gebruiker op alle devices gebruikmaken van (zijn) Office via Terminal Services (mist het dezelfde editie van Office is). Als op afdeling 2 de devices niet gelicenseerd zijn met deze Office, mag dezelfde primaire gebruiker geen gebruikmaken van Office via TS.

Software Assurance toevoegen

Door het toevoegen van Software Assurance op Office verkrijgt de primaire gebruiker het zogenaamde ‘Roaming Use Right’. Dit is een Software Assurance benefit en geeft de primaire gebruiker van het met Office gelicenseerde device het recht om ook op andere devices Office te gebruiken. Let op; dit moet dan echter wel virtueel aangeboden worden (SBC, VDI, enz.) en dan ook ‘off-premise’, dus niet op de zaak zelf.

Dit is wat MS zegt over Roaming Use Rights:

‘Customers with active Software Assurance for Microsoft Office software products are eligible to use roaming rights benefits. The single primary user of the licensed device may remotely access the software running on servers (e.g. in your data center) from a qualifying third-party device or run the software in a virtual Operating System Environment (OSE) on a qualifying third-party device.’

‘A qualifying third-party device is a device that is not controlled, directly or indirectly, by you or your affiliates (e.g., a third party’s public kiosk). When the primary user is on your or your affiliates’ premises, Roaming Use Rights are not applicable. For example, an employee may not use their personal devices on premises and exercise their roaming rights benefits. This same user may access Microsoft Office from this personal device when at home.’

Dus; zonder Software Assurance op een Office licentie dient een gebruiker alleen toegang te krijgen via Terminal Services op zijn primaire apparaat (the licensed device). Met Software Assurance verkrijgt de primaire gebruiker ‘Roaming Use rights’ en mag hij (alleen op ‘third party devices’) ook thuis, of via andere ‘third party device’, gebruikmaken van Office via Terminal Services (RDS).

Overigens is een ‘qualifying third party device’ dus ook een privé-device. Zie deze link voor verdere uitleg. Daarin zie je dat Office met Software Assurance, dus met Roaming Use Rights, wel via de Terminal Server gebruik mag maken van Office. Dus; inderdaad voldoende Office aanschaffen met in dit geval Software Assurance voor de Roaming Use Rights. Dan kunnen de (Software Assurance) werknemers, mits het primaire gebruikers zijn, gebruikmaken van de Terminal Services (RDS) via hun privé-pc.

Let op; in sommige gevallen is er geen primaire gebruiker aan te wijzen, denk aan terminals in fabrieken, ziekenhuizen en bijvoorbeeld zorgcentra. Dan heeft het toevoegen van Software Assurance dus geen zin aangezien ‘Roaming Use Rights’ dus expliciet voor een primaire gebruiker opgaat.

Daarnaast geeft Software Assurance op Office (benefit) ook de rechten voor primaire gebruikers voor installatie van Office op een thuis PC. Het artikel is te vinden in de Product List welke hier te downloaden is. Even zoeken op Home Use Program en dan vind je de volledige tekst. Als ik het goed (zie deze pagina) begrijp krijg je via VLSC toegang tot deze HUP-codes voor installatie op PC’s thuis (dus mits je Software Assurance hebt).

Leesvoer & bronnen:

Mochten er zaken zijn die in dit stuk nog ontbreken, of nog niet helemaal duidelijk zij, laat dit ons dan even weten, dan optimaliseren we dit stuk.

De verschillen tussen OneDrive (for Business) & SharePoint

/0 Reacties

Regelmatig vraagt men ons wat nu precies het verschil is tussen OneDrive for Business en SharePoint. En eerlijk gezegd is het ook best verwarrend. Er zijn zelfs drie smaken, OneDrive, OneDrive for Business en SharePoint.

OneDrive is bestemd voor consumenten en kent zijn eigen cloud. OneDrive for Business maakt onderdeel uit van SharePoint Online waarbij OneDrive for Business de plek is waar je de persoonlijke userdata opslaat (vroeger 1TB, tegenwoordig onbeperkte opslag) en waar de gedeelde bedrijfsdata in SharePoint Teamsites wordt opgeslagen.

Een en ander is door Andre Kieft van Microsoft duidelijk in de onderstaande video uiteengezet.

Voor meer informatie of bestellingen kunt u contact opnemen met 088 228 3636 of sales@actendo.com