Het licenseren van (on-premise) Client Access License (CAL) verplichtingen via Office 365 producten

Er zijn scenario’s waarin workloads in Office 365 worden gezet met daarnaast het behoud van (bestaande) on-premise workloads. Het is ook denkbaar dat er behoefte is aan hybride configuraties waarbij aanvullende (on-premise) servers worden ingezet naast cloud servers. In dit soort gevallen ontstaat de vraag hoe de toegang tot de on-premise servers worden afgedekt terwijl er wordt gelicenseerd via Office 365 abonnementen. Het maakt niet uit of het lange termijndoel is om volledig naar de cloud over te gaan, of het handhaven van een hybride situatie, het licenseren is hetzelfde.

De terminologie die voor dit soort situatie wordt gebruikt is “on premises access rights”, “dual use rights” en / of “on-premises use rights”. Er is geen officiële terminologie, maar het gaat om het gebruik van Office 365 licenties om toegang te regelen tot on-premise servers, wat in de traditionele praktijk geregeld werd door het licenseren van Client Access Licenses (CAL’s).

De vraag die wij vaak van klanten ontvangen is wat er gebeurt als er Office 365 abonnementen worden aangeschaft voor gebruikers terwijl er on-premise workloads (voor specifieke producten) gebruikt blijven worden? Wat is de impact op het licenseren van Microsoft Office 365 producten binnen onze organisatie, hoe werkt precies en hoe zorg ik dat ik geen dubbele licenties aanschaf? Het korte antwoord is; het hangt er vanaf….

Het basis licentie concept is dat als je een abonnementslicentie koop (aangeduid als User Subscription License, User-SL, of USL) voor een Office 365 dienst, de gebruiker tevens een licentie heeft voor toegang tot dezelfde equivalent on-premise workload.

Ondanks het feit dat een (product specifieke) server CAL’s niet is opgenomen in de Office 365-abonnement User Subscription License, wordt er wel een CAL gelijkwaardig gebruiksrecht opgenomen om toegang te krijgen op on-premises (product specifieke) applicatieservers.

Licentie technisch werkt het als volgt; gebruikers die gelicenseerd zijn voor specifieke onderdelen van Office 365-diensten krijgen diezelfde rechten als een CAL voor de toegang tot gelijkwaardig on-premises workloads. Zo heeft bijvoorbeeld een gebruiker, die een licentie heeft voor Exchange Online Plan 2, het recht zijn USL te gebruiken voor zowel Standard- als Enterprise (User) CAL toegang op een  lokale (on-premise) Exchange Server.

Hieronder is de tabel met de drie Office 365-diensten die rechten geven op het gebied van ‘on-premise workloads’.

Office 365 en CALs

Houdt rekening dat er mogelijk een CAL Suite Bridge licentie nodig is voor toegang tot workloads die niet in het Office 365 abonnement zitten (bv. Windows Server). Zie de van toepassing zijnde product specifieke onderdelen in het Product Use Rights (PUR) document.

Hieronder nog een paar belangrijke opmerkingen:

  • De hierboven genoemde plannen zijn de enige (huidige) Office 365 licenties met “on-premises toegangsrechten”. Andere Office 365 plannen zoals de Small & Midsize Business maar ook Kiosk-plannen hebben deze gebruiksrechten niet.
  • De eindgebruiker is zelf verantwoordelijk voor het licenseren van de on-premises serverlicenties via de traditionele licentiemodellen. Als er bijvoorbeeld 2 Exchange Server Enterprise draaien (on-premise) dan zullen die gelicenseerd moeten worden met Serverlicenties, samen met de onderliggende Windows Server en eventuele Windows Server CAL’s.
  • Sommige applicatieservers hebben onderliggende componenten nodig (zoals SQL Server en Windows Server). Het licenseren via een Office 365 abonnement ontslaat de gebruiker niet van het licenseren van deze componenten (zowel Servers en CAL’s).
  • Office 365 User-SL’s (zoals hierboven beschreven) kunnen tevens worden gebruikt om toegang tot gelicenseerde servers te krijgen op ‘third party shared servers / datacenters’ via ‘License Mobility through Software Assurance’.
  • Deze On-premises toegangsrechten gelden zowel voor huidige versies als voor voorgaande versie van bovengenoemde serverproducten (downgrade rechten).
  • Office Web Apps Server heft ook dit soort rechten. In het geval gebruikers gelicenseerd zijn voor Office 365 waar Office Pro Plus onderdeel van is hebben ze ook recht gebruik te maken van een on-premises Office Web Apps Server.

Download Excel overzicht.