Wanneer gebruik wordt gemaakt van clouddiensten van Microsoft komt het woord ‘tenant’ voorbij. De Nederlandse vertaling van tenant is ‘huurder’. Wat er precies bedoeld wordt met dit begrip en waarom het zo belangrijk is wordt hieronder uitgelegd.

Wat is een tenant?

Een tenant kan worden gezien als een container waarin alle online services van Microsoft (voor een bedrijf) zijn opgeslagen.

Wanneer een organisatie gebruikmaakt van een cloudservice van Microsoft, zoals bijvoorbeeld Office 365, wordt in het Windows Azure datacenter een ruimte gereserveerd. Deze ruimte wordt de tenant genoemd. In deze ruimte worden de online diensten beschikbaar gemaakt en is doormiddel van Windows Azure Active Directory (WAAD) gebruikers te beheren. Koppelen met de eigen Active Directory (eigen locatie) is ook behoort ook tot de mogelijkheid via Active Directory Federation Services (ADFS).

Vaak denkt men bij het activeren van deze online services dat de tenant slechts het domein is van de Office 365 gebruikers, maar dit is alleen het geval als u geen eigen domeinnaam opgeeft.

Hoe ziet een tenant eruit?

De tenant bestaat altijd uit een zelfgekozen naam, gevolgd door ‘onmicrosoft.com’ in de adresbalk.

Als u bijvoorbeeld ‘bedrijfsnaam’ als tenant wilt gebruiken, dan wordt de tenant dus: ‘bedrijfsnaam.onmicrosoft.com’. Pas na succesvolle activatie van een tenant kan er vervolgens een domeinennaam aan een tenant gekoppeld worden, zoals bedrijfsnaam.nl (in plaats van bedrijfsnaam.onmicrosoftsoft.com).

Gebruikers die vervolgens toevoegt worden aan de online service, krijgen dan het e-mailadres gebruikersnaam@bedrijfsnaam.com in plaats van gebruikersnaam@bedrijfsnaam.onmicrosoft.com.

Het is zeker mogelijk om meerdere domeinen aan een tenant koppelen. Zo kunt u bijvoorbeeld gebruikersnaam@bedrijfsnaam2.nl aan te maken als tweede domein / email adres. Door het koppelen van het bedrijfsnaam2.nl domein aan de tenant bedrijfsnaam1.onmicrosoft.com komt dit domein beschikbaar in de portal.

Wat als de tenant/domeinnaam al bezet is?

Om te testen of de door u gewenste domeinnaam beschikbaar is, bestaat er de website o365.rocks.

Het kan natuurlijk zijn dat de gewenste naam al bezet is. De meest eenvoudige optie is dan om een andere domeinnaam voor de productieomgeving te gebruiken.

Kunt u geen andere domeinnaam gebruiken? Dan moet u intern uitzoeken wie de omgeving met de gewenste naam heeft aangemaakt. Als de administrator van de aangemaakte tenant is gevonden, dan moet deze de tenant verwijderen. Het duurt dertig dagen voordat de tenant dan weer vrijkomt. Deze dertig dagen zijn ingebouwd als overbruggingsperiode, voor het geval de klant zich na het opzeggen van de online service bedenkt en de service alsnog wilt gebruiken.

Is de tenant in gebruik genomen buiten uw bedrijf? Dan zult u toch een andere domeinnaam moeten kiezen, aangezien Microsoft geen informatie verstrekt over de opgeëiste tenantnamen en deze naam alleen intern gebruikt wordt.

Het is goed te vermelden dat de tenantnaam losstaat van de domeinnaam en dus email adressen. Dus wat de tenantnaam ook wordt, u kunt gewoon uw bestaande e-maildomein blijven gebruiken.

Hoe ga ik te werk?

U begint met het afnemen van een van de online diensten van Microsoft, bijvoorbeeld Office365. Daarvoor registreert en activeert u de tenant bij Microsoft. Daarna start er een proefperiode van 30 dagen, waarin u gratis aan de slag gaat onder een proeflicentie.

U krijgt gedurende deze proefperiode 25 userlicenties, waarmee u de omgeving kunt testen. Wanneer de periode van 30 dagen afloopt krijgt u bericht van Microsoft waarin gevraagd wordt de tenant definitief te activeren. Doet u dit niet, dan verlopen de licenties en kunt u de toepassingen niet meer gebruiken.

Na de proefperiode krijgt u de mogelijkheid de tenant op verschillende manieren af te nemen; of dat nu een uitgebreid pakket is op Enterprise-niveau, of enkel een Cloud Solution Programma. Wij adviseren u graag over welke oplossing het beste aansluit op uw wensen.

Gebruik ik de tenant wel optimaal?

Soms worden niet alle toepassingen in uw tenant optimaal gebruikt, bijvoorbeeld als uw gebruikers niet alle applicaties met regelmaat nodig hebben. Dan is het goed om inzichtelijk te maken welke programma’s u nu eigenlijk wel en niet nodig heeft.

Een efficiënt tenantgebruik kan uiteindelijk aanzienlijk veel geld besparen in de licentiekosten. Actendo biedt rapportages om u het gebruik van de diensten inzichtelijk te maken, maar ook adoptieprogramma’s om de toepassingen beter te laten landen onder uw gebruikers. Zo weet u zeker dat uw licentie binnen de tenant optimaal benut worden.

Wanneer gebruik je meerdere tenants?

Een doorsnee installatie gebruikt slechts één tenant. Er zijn natuurlijk situaties waarin installaties met meerdere exemplaren worden gebruikt. Over het algemeen zijn dit wereldwijde bedrijven met verschillende regionale of landmodellen. Deze kunnen tenants gebruiken om rekening te houden met variaties in aanpak, marktomvang of naleving van juridische en regulatorische beperkingen. Deze scenario’s worden hier verder beschreven.

Hoe om te gaan met meerdere tenants?

Naar de toekomst toe is het aannemelijk dat eigenlijk iedereen een tenant in bezit heeft. Er kunnen natuurlijk situaties voorkomen waarbij er sprake van meerdere tenants binnen één organisatie; overname, fusie of naamsverandering komen daarbij frequent voor.

Het migreren of samenvoegen van tenants en de daarin aanwezige diensten kan op een lastige en kostbare klus uitlopen, bijvoorbeeld door het overplaatsen van de programma’s en gegevens naar een nieuwe omgeving, het afstoten van een oude tenant of het aannemen van een nieuwe tenant.

Advies nodig?

Wanneer uw organisatie klaar is voor de cloud, bent u er in elk geval zeker van dat Microsoft al een plekje voor u heeft gereserveerd in het Windows Azure data center! Wilt u advies over het aanmaken of uitbreiden van uw tenant? Neem contact met Actendo op via 088-22 83 636.